Abgrenzungen im Jahresabschluss

Das Jahresende rückt näher! Zeit, dass Du Dir ein paar Gedanken zum Jahresabschluss machst. Ein Aspekt, an den Du denken darfst, ist das Thema Abgrenzungen von Aufwand und Ertrag vom einen ins andere Jahr!

Abgrenzungen sind dazu da, Aufwand und Ertrag für das Geschäftsjahr so darzustellen, wie sie tatsächlich sind und Aufwände und Erträge ins nächste Jahre zu übertragen, falls die entsprechende Leistung eben erst dann anfällt. Denke beispielsweis an eine Rechnung für das Abonnement Deiner Website oder an einen Kundenauftrag, den Du über den Jahreswechsel hinaus ausführst. Ein anderes Szenario wäre aber auch, dass Du bei der Erstellung des Jahresabschlusses eine Rechnung noch nicht erhalten hast, diese aber ins abzuschliessende Geschäftsjahr gehört. Gerade definitive Abrechnungen mit Sozialversicherungen sind konkrete Beispiele.

Abgrenzungen sind nicht zwingend notwendig

Eines gleich vorweg: Abgrenzungen von Aufwänden und Erträgen sind nicht zwingend notwendig. Du bestimmst die Politik. Wenn Du beispielsweise sagst, jede Rechnung, die Du im laufenden Jahr erhältst respektive die das Rechnungsdatum des letzten Tages Deines Geschäftsjahres hat (beispielsweise 31.12.), wird voll und ganz auch in das laufende Geschäftsjahr gebucht, dann ist das absolut in Ordnung. In diesem Fall stellst Du ausschliesslich aufs Rechnungsdatum ab und nicht auf das Datum der Leistungserbringung.

Fehlende Abgrenzungen haben Auswirkungen

Wenn Du entscheidest, keine Abgrenzungen zu machen, dann bedenke, dass dies zwei Punkte beeinflusst:

  1. den zu versteuernden Erfolg
  2. die Vergleichbarkeit

Wenn Du einen Aufwand oder einen Ertrag voll und ganz ins laufende Geschäftsjahr buchst, dann wird sich das auch im zu versteuernden Erfolg abzeichnen. Denn beides wird im laufenden Steuerjahr berücksichtigt, obwohl Teile des Aufwands oder des Ertrags eigentlich erst das nächste Geschäftsjahr betreffen.

Wenn Du zwei Geschäftsjahre miteinander vergleichen möchtest, können fehlende Abgrenzungen ebenfalls einen Einfluss haben. Wobei hinzuzufügen ist, dass ein konsequentes Durchziehen deiner Abgrenzungspolitik dazu führt, dass die Geschäftsjahre sehr wohl vergleichbar sind. Du machst ja immer das Gleiche.

Abgrenzungen sind empfehlenswert

Ich empfehle Dir, Aufwände und Erträge sauber abzugrenzen und entsprechend auf die Geschäftsjahre aufzuteilen, für welche sie auch eine Leistung abgeben. Nehmen wir beispielsweise die Rechnung für deinen Webseiten-Dienstleister. Sie beträgt pro Jahr 300 Franken und wird im September für die nächsten 12 Monate gestellt. Eigentlich ist es doch so, dass von diesen 300 Franken, 100 Franken (300 / 12 * 4) auf das laufende Jahr und der Rest auf das Folgejahr entfallen.

Ähnlich verhält es sich für einen Projektauftrag, für den Du bereits Rechnung gestellt hast, weil er im Oktober begonnen hat, aber erst im Februar abgeschlossen wird. Es wäre eine Überlegung wert, den Rechnungsbetrag – nehmen wir 1’000 Franken an – auf die Geschäftsjahre zu verteilen. In diesem Beispiel könnten beispielsweise 600 Franken im laufenden Geschäftsjahr und 400 Franken im neuen Geschäftsjahr verbucht werden. So würde auch Deine Leistung (Lohn, Strom etc.) – die bereits erbrachte und die noch zu erbringende – korrekt mit dem entsprechenden Ertragsanteil gedeckt.

Definiere eine Politik

Es ist wenig sinnvoll, wenn Du jeden noch so kleinen Aufwand oder Ertrag abgrenzt. Setz Dir deshalb Regeln. Zum Beispiel in Abhängigkeit von der absoluten Betragshöhe (grenze alle Rechnungen ab, beispielsweise 500 Franken und mehr betragen). Und dann setze Deinen Entscheid konsequent für die nächsten paar Jahre um und verändere Deine Politik nicht von Jahr zu Jahr (Vergleichbarkeit).

So gehst Du vor

Du hast zwei Möglichkeiten, wobei ich Nummer 1 die Bessere finde.

  1. Du beachtest bei jeder Rechnung, welchen Zeitraum sie betrifft und grenzt direkt und fortlaufend ab.
  2. Du sammelst alle Rechnung die einen Zeitraum über das Jahresende hinaus berühren und grenzt dann alles miteinander im Zuge der Jahresabschlussarbeiten ab.

Wie gesagt: Die erste Variante ist die Sauberere und aus meiner Sicht auch die Effizientere. In beiden Fällen ist der Buchungssatz der gleiche:

  • Aufwandsrechnungen: Aktive Rechnungsabgrenzung oder transitorische Aktiven an Aufwand
  • Ertragsabgrenzungen: Ertrag an passive Rechnungsabgrenzung oder transitorische Passiven

Sobald das neue Geschäftsjahr beginnt, musst Du natürlich auch die Abgrenzung wieder zurückbuchen. Die oben gemachten Buchungssätze werden dazu einfach umgedreht. Nämlich folgendermassen:

  • Aufwandsrechnungen: Aufwand an Aktive Rechnungsabgrenzung oder transitorische Aktiven
  • Ertragsabgrenzungen: passive Rechnungsabgrenzung oder transitorische Passiven an Ertrag

Mögliche Abgrenzungen

  • Aufwandsrechnungen, die Du bereits erhalten die aber das neue Jahr voll oder teilweise betreffen
  • Aufwandsrechnung, die du noch nicht erhalten hast, von den du aber weisst, dass sie noch kommen werden
  • Kundenrechnungen, die du bereits gestellt hast, die aber ganz oder teilweise das neue Geschäftsjahr betreffen
  • Kundenrechnungen, die du noch nicht gestellt hat und die du erst im neuen Geschäftsjahr stellen wirst, obwohl du Leistungen davon bereits im alten Geschäftsjahr erbracht hast

Wie verbuche ich einen Gutschein richtig?

Die Verbuchung eines Gutscheins in der Buchhaltung ist kein Hexenwerk sondern relativ simpel. Erfasst Du es sauber, hast Du auch laufend einen Überblick über Deine offenen Verpflichtungen aus dieser Dienstleistung.

Achtung: Unterscheide zwischen Wert- und Leistungsgutschein?

In einem meiner Blog-Beiträge gehe ich auf die Unterscheidung ein. Lese hier mehr dazu.

Verbuchung Wertgutschein

Die Ausgabe und Einlösung eines Wertgutscheins musst Du in Deiner Buchhaltung folgendermassen abbilden:

VorgangSollHabenBetragMWST
Verkauf eines GutschiensKasseVerpflichtungen aus verkauften Gutscheinen100nein
Einlösung eines GutscheinsVerpflichtungen aus verkauften GutscheinenVerkaufserlös100ja

Das Konto „Verpflichtungen aus verkauften Gutscheinen“ ist ein Passivkonto – also eine Verpflichtung Deines Unternehmens gegenüber Deinen Kunden. Es steht auf der Passivseite Deiner Bilanz und stellt Fremdkapital dar.

Verbuchung Leistungsguschein

Die Ausgabe und Einlösung eines Leistungsgutscheins musst Du in Deiner Buchhaltung folgendermassen abbilden:

VorgangSollHabenBetragMWST
Verkauf eines GutschiensKasseVerkauselös100ja
Abgrenzung der LeistungVerkaufserlösVorausbezahlte Leistungen93nein
Einlösung eines LeistungsgutscheinsVorausbzahlte LeistungenVerkaufserlös93nein

Die Buchungen zur Abgrenzung und zur Einlösung sind v.a. dann notwendig, wenn der Leistunggutschein im Geschäftsjahr in dem er verkauft wurde noch nicht eingelöst wurde. Ich empfehle Dir aber – wenn Du schon Leistungsgutscheine verkaufst – grundsätzlich diesen Buchungsweg zu nehmen. Nur so hast Du einen Überblick über die offenen Verpflichtungen. Das Konto „Vorausbezahlte Leistungen“ ist ein Passivkonto und stellt Fremdkapital dar.

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Ist der Verkauf eines Gutscheins mehrwertsteuerpflichtig?

Von Inhabern von Ladengeschäften werde ich oft gefragt, ob der Verkauf von Gutscheinen mehrwertsteuerpflichtig sei.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Leistungs- und Wertgutschein

  • Es gibt zwei Arten von Gutscheinen: den Leistungsgutschein und den Wertgutschein.
  • Beim Leistungsgutschein wird ein Gutschein ausgegeben, mit dem eine ganz bestimmte Leistung bezogen werden kann. Zum Beispiel: Gutschein für den Anfänger-Kajakkurs am 26. Juni 2020. Die Leistung ist also definiert und wird mit Ausgabe des Gutscheins verkauft.
  • Beim Wertgutschein wird ein Zahlungsmittel im Wert von beispielsweise 100 Franken ausgegeben. Damit kann dann später irgendeine Leistung bezogen werden.

Leistungsgutscheine sind mehrwertsteuerpflichtig

Mit der Ausgabe eines Leistungsgutscheins wird eine ganz konkrete Leistung verkauft – ein Mehrwert geschaffen. Solche Gutscheine sind zum Zeitpunkt ihrer Ausgabe mehrwertsteuerpflichtig.

Wertgutschein sind nicht mehrwertsteuerpflichtig

Ein Wertgutschein wird im Mehrwertsteuerrecht als Zahlungsmittel angesehen. Du hast noch keine Gegenleistung – eben keinen Mehrwert – erbracht. Daher fällt mit dem Verkauf des Gutscheins auch noch keine Mehrwertsteuer an.

Mehrwertsteuer auf der erbrachten Leistung

Sobald aber die Person, die den Wertgutschein geschenkt bekommen hat, bei Dir im Laden beispielsweise ein paar Turnschuhe mit eben diesem Wertgutschein bezahlt, wird die Leistung – also das paar Turnschuhe – mehrwertsteuerpflichtig. Auf der Mehrwertsteuerdeklaration wird also der Verkauf der Turnschuhe und nicht der Verkauf des Gutscheins abgerechnet.

Verkaufe nur Wertgutscheine

Ich empfehle Dir, auf den Verkauf von Leistungsgutscheinen zu verzichten und ausschliesslich Wertgutscheine anzubieten. Damit hast Du Sicherheit, dass Du gegenüber der Mehrwertsteuer alles korrekt abwickelst. Möchtest Du trotzdem eine ganz konkrete Leistung im Gutschein definieren, kannst Du ihn mit einem Zusatzvermerk versehen, der den Leistungsgutschein aus Mehrwertsteuersicht zu einem Wertgutschein macht. Ein solcher Vermerk könnte lauten: „Dieser Gutschein kann auch für eine andere Leistung verwendet werden“.

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