Wie digitale Workflows die Arbeitsprozesse in der Verwaltung des BSC Young Boys Bern enorm beschleunigen

Digitalisierung der Administration – insbesondere der Buchhaltung – ist eines der aktuellen Mega-Themen. Verstärkt wird es zusätzlich durch die herrschende Corona-Krise und der damit verbundenen dezentralen Arbeitsorganisation – Stichwort Homeoffice. Wie ein solches Digitalisierungsprojekt erfolgreich in die Tat umgesetzt wird, zeige ich beispielhaft am Digitalisierungsprojekt BSC Young Boys Bern.

Wie verbuche ich einen Gutschein richtig?

Die Verbuchung eines Gutscheins in der Buchhaltung ist kein Hexenwerk sondern relativ simpel. Erfasst Du es sauber, hast Du auch laufend einen Überblick über Deine offenen Verpflichtungen aus dieser Dienstleistung.

Achtung: Unterscheide zwischen Wert- und Leistungsgutschein?

In einem meiner Blog-Beiträge gehe ich auf die Unterscheidung ein. Lese hier mehr dazu.

Verbuchung Wertgutschein

Die Ausgabe und Einlösung eines Wertgutscheins musst Du in Deiner Buchhaltung folgendermassen abbilden:

VorgangSollHabenBetragMWST
Verkauf eines GutschiensKasseVerpflichtungen aus verkauften Gutscheinen100nein
Einlösung eines GutscheinsVerpflichtungen aus verkauften GutscheinenVerkaufserlös100ja

Das Konto „Verpflichtungen aus verkauften Gutscheinen“ ist ein Passivkonto – also eine Verpflichtung Deines Unternehmens gegenüber Deinen Kunden. Es steht auf der Passivseite Deiner Bilanz und stellt Fremdkapital dar.

Verbuchung Leistungsguschein

Die Ausgabe und Einlösung eines Leistungsgutscheins musst Du in Deiner Buchhaltung folgendermassen abbilden:

VorgangSollHabenBetragMWST
Verkauf eines GutschiensKasseVerkauselös100ja
Abgrenzung der LeistungVerkaufserlösVorausbezahlte Leistungen93nein
Einlösung eines LeistungsgutscheinsVorausbzahlte LeistungenVerkaufserlös93nein

Die Buchungen zur Abgrenzung und zur Einlösung sind v.a. dann notwendig, wenn der Leistunggutschein im Geschäftsjahr in dem er verkauft wurde noch nicht eingelöst wurde. Ich empfehle Dir aber – wenn Du schon Leistungsgutscheine verkaufst – grundsätzlich diesen Buchungsweg zu nehmen. Nur so hast Du einen Überblick über die offenen Verpflichtungen. Das Konto „Vorausbezahlte Leistungen“ ist ein Passivkonto und stellt Fremdkapital dar.

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Liquidität – das unterschätzte Thema

Liquidität ist die Luft zum atmen. Ohne sie hast Du rasch Probleme Deine Unternehemsträume zu verwirklichen. Deshalb gib darauf acht und befolge folgende Tips!

Baue eine Finanzplanung auf

Auch als Kleinstunternehmen ist eine fundierte Finanzplanung meines Erachtens unerlässlich. Daraus kannst Du ablesen wie sich deine Liquidität entwickeln wird, wann Du ausreichend oder zuwendig Geld hast. Planst Du Investitionen, ist es geradezu fahrlässig ohne Finanzplanung zu agieren.

Eine Finanzplanung ohne laufenden Soll-/Ist-Vergleich ist wertlos. Deshalb vergleiche Deine Finanzplanung laufend mit Deiner Buchhaltung – also den effektiven Zahlen. Bau Dir ein sogenanntes Controllingtool auf und nimm Dir die Zeit um zu analysieren. Passe Deine Finanzplanung dann laufend an damit Du eine möglichst verlässlichen Ausblick erhältst.

Je mehr Du Dich mit Deiner Finanzplanung und dem Soll-/Ist-Vergleich beschäftigst, desto exakter werden Deine Voraussagen, Planungen und Entscheide.

Organisiere Deine Buchhaltung

Ich weiss, Buchhaltung kann langweilig erscheinen, aber Sie ist für Dich als Unternehmer oder Unternehmerin extrem wichtig. In Bezug auf die Liquidität ist es zwei Aspekte die Du dringend beachten musst:

  1. Halte Deine Kundenrechnungen unter Kontrolle und treibe das Geld ein
  2. Halte Deine Lieferantenrechnungen unter Kontrolle und mach Rücklagen

Du arbeitest hart, bringst super Dienstleistungen und verkaufst vorzügliche Produkte – alles wunderbar. Wenn Du aber Deine offenen Kundenrechnungen (Debitoren) nicht unter Kontrolle hältst, ist es schnell vorbei mit der Herrlichkeit. Mach leg Dir deshalb einen Debitorenmanagementprozess zurecht an den Du Dich konsequent hältst und setze die Zahlungsfristen durch.

Genauso wichtig sind Deine offenen Lieferantenrechnungen. Behalte diese immer im Auge und vergiss nicht, dass Du irgendwann Steuern und Sozialversicherungen bezahlen musst – mach also neben den laufenden Zahlungen auch Rücklagen für bevorstehende Rechnungen.

Fehlender Gewinn führt irgendwann zu Liquiditäsmangel

Wie gesagt: Liqudität ist die Luft zum atmen und sie ist kurzfristig höher zu gewichten als Gewinn. Aber wirklich nur kurzfristig. Denn – ja Du erkennst das richtig – Liquidität stammt im Endeffekt aus nicht verwendeten Gewinnen.

Wenn Du keinen Gewinn machst, ist es wichtig, dass Du weisst, weshalb das so ist und zu versuchen die Ursache so rasch wie möglich zu beheben. Dazu stehen Dir ein Blumenstrauss an Massnahmen offen: Preise rauf, Marketing verbessern, Kosten senken und so weiter.

Werfe einen Blick auf Deine Zahlungsbedingungen

Deine Kundenrechnungen und die Lieferantenrechnungen haben definierte Zahlungsfristen. Wenn diese beiden Bedingungen nicht übereinstimmen – sprich die Lieferantenzahlungsfrist tiefer ist als die Kundenzahlungsfrist, kannst du ein Problem bekommen.

Am besten wäre es, die Kundenzahlungsfrist so tief wie möglich zu halten, damit Du die Lieferantenzahlungsfristen in jedem Fall einhalten kannst. Es gibt auch noch andere Lösungen, die aber in jedem Fall etwas kosten:

  • Factoring – Ein Finanzanzinstitut kauft die quasi Deine Kundenrechnungen gegen einen Abschlag ab und stellt Dir sofort Liquidität zur Verfügung.
  • Kontokorrentkredit bei der Bank – Deine Bank gewährt Dir eine Kreditlinie, bis zu der Du Dein Geschäftskonto auch mal überziehen kannst. Zinsen zahlst Du, wenn Du im Minus bist.
  • Skonto für Deine Kunden – Du kannst Deinen Kunden auch einen Anreiz dazu setzen, Rechnung frühzeitig zu bezahlen, indem Du ihnen zwei bis drei Prozent Skonto gewährst.

Wie gesagt, all das kostet Geld. Deshalb besser: Sorge für kongruente Zahlungsbedingungen und halte Deine Kundenrechnungen unter Kontrolle.

Wenn Ihre Kunden beispielsweise 30 Tage Zeit haben, um Sie zu bezahlen, Ihre Lieferanten aber innerhalb von 14 Tagen bezahlt werden wollen, kann sich ein Cashflow-Problem aufbauen.

Zu rasches Wachstum

Paradox ist, dass zu schnelles Wachstum zu Liquiditätsproblemen führen kann. Weil bei grossen Wachstumschritten oft Investitionen notwendig in Personal, Technik und so weiter, kann es Probleme geben weil das Geld noch nicht da ist das aus dem Wachstum generiert werden soll, die Kosten aber laufen bereits. Da sind wir wieder bei der Finanzplanung die Dir hilft die richtigen Entscheide zum richtigen Zeitpunkt zu fällen.

Fazit

Leg Dir einen Finanzplan zurecht und erachte diesen als Führungsinstrument, das Du regelmässig mit der Ist-Situation vergleichst und adjustierst. Organisiere Deine Buchhaltung so, dass Du unter anderem Deine Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen unter Kontrolle. Sei in Bezug auf die Zahlungsfrist Deiner Kunden nicht grosszügig sondern achte darauf, dass diese mit den Zahlungskonditionen Deiner Lieferanten übereinstimmen.

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Ist der Verkauf eines Gutscheins mehrwertsteuerpflichtig?

Von Inhabern von Ladengeschäften werde ich oft gefragt, ob der Verkauf von Gutscheinen mehrwertsteuerpflichtig sei.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Leistungs- und Wertgutschein

  • Es gibt zwei Arten von Gutscheinen: den Leistungsgutschein und den Wertgutschein.
  • Beim Leistungsgutschein wird ein Gutschein ausgegeben, mit dem eine ganz bestimmte Leistung bezogen werden kann. Zum Beispiel: Gutschein für den Anfänger-Kajakkurs am 26. Juni 2020. Die Leistung ist also definiert und wird mit Ausgabe des Gutscheins verkauft.
  • Beim Wertgutschein wird ein Zahlungsmittel im Wert von beispielsweise 100 Franken ausgegeben. Damit kann dann später irgendeine Leistung bezogen werden.

Leistungsgutscheine sind mehrwertsteuerpflichtig

Mit der Ausgabe eines Leistungsgutscheins wird eine ganz konkrete Leistung verkauft – ein Mehrwert geschaffen. Solche Gutscheine sind zum Zeitpunkt ihrer Ausgabe mehrwertsteuerpflichtig.

Wertgutschein sind nicht mehrwertsteuerpflichtig

Ein Wertgutschein wird im Mehrwertsteuerrecht als Zahlungsmittel angesehen. Du hast noch keine Gegenleistung – eben keinen Mehrwert – erbracht. Daher fällt mit dem Verkauf des Gutscheins auch noch keine Mehrwertsteuer an.

Mehrwertsteuer auf der erbrachten Leistung

Sobald aber die Person, die den Wertgutschein geschenkt bekommen hat, bei Dir im Laden beispielsweise ein paar Turnschuhe mit eben diesem Wertgutschein bezahlt, wird die Leistung – also das paar Turnschuhe – mehrwertsteuerpflichtig. Auf der Mehrwertsteuerdeklaration wird also der Verkauf der Turnschuhe und nicht der Verkauf des Gutscheins abgerechnet.

Verkaufe nur Wertgutscheine

Ich empfehle Dir, auf den Verkauf von Leistungsgutscheinen zu verzichten und ausschliesslich Wertgutscheine anzubieten. Damit hast Du Sicherheit, dass Du gegenüber der Mehrwertsteuer alles korrekt abwickelst. Möchtest Du trotzdem eine ganz konkrete Leistung im Gutschein definieren, kannst Du ihn mit einem Zusatzvermerk versehen, der den Leistungsgutschein aus Mehrwertsteuersicht zu einem Wertgutschein macht. Ein solcher Vermerk könnte lauten: „Dieser Gutschein kann auch für eine andere Leistung verwendet werden“.

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