Abgrenzungen im Jahresabschluss

Das Jahresende rückt näher! Zeit, dass Du Dir ein paar Gedanken zum Jahresabschluss machst. Ein Aspekt, an den Du denken darfst, ist das Thema Abgrenzungen von Aufwand und Ertrag vom einen ins andere Jahr!

Abgrenzungen sind dazu da, Aufwand und Ertrag für das Geschäftsjahr so darzustellen, wie sie tatsächlich sind und Aufwände und Erträge ins nächste Jahre zu übertragen, falls die entsprechende Leistung eben erst dann anfällt. Denke beispielsweis an eine Rechnung für das Abonnement Deiner Website oder an einen Kundenauftrag, den Du über den Jahreswechsel hinaus ausführst. Ein anderes Szenario wäre aber auch, dass Du bei der Erstellung des Jahresabschlusses eine Rechnung noch nicht erhalten hast, diese aber ins abzuschliessende Geschäftsjahr gehört. Gerade definitive Abrechnungen mit Sozialversicherungen sind konkrete Beispiele.

Abgrenzungen sind nicht zwingend notwendig

Eines gleich vorweg: Abgrenzungen von Aufwänden und Erträgen sind nicht zwingend notwendig. Du bestimmst die Politik. Wenn Du beispielsweise sagst, jede Rechnung, die Du im laufenden Jahr erhältst respektive die das Rechnungsdatum des letzten Tages Deines Geschäftsjahres hat (beispielsweise 31.12.), wird voll und ganz auch in das laufende Geschäftsjahr gebucht, dann ist das absolut in Ordnung. In diesem Fall stellst Du ausschliesslich aufs Rechnungsdatum ab und nicht auf das Datum der Leistungserbringung.

Fehlende Abgrenzungen haben Auswirkungen

Wenn Du entscheidest, keine Abgrenzungen zu machen, dann bedenke, dass dies zwei Punkte beeinflusst:

  1. den zu versteuernden Erfolg
  2. die Vergleichbarkeit

Wenn Du einen Aufwand oder einen Ertrag voll und ganz ins laufende Geschäftsjahr buchst, dann wird sich das auch im zu versteuernden Erfolg abzeichnen. Denn beides wird im laufenden Steuerjahr berücksichtigt, obwohl Teile des Aufwands oder des Ertrags eigentlich erst das nächste Geschäftsjahr betreffen.

Wenn Du zwei Geschäftsjahre miteinander vergleichen möchtest, können fehlende Abgrenzungen ebenfalls einen Einfluss haben. Wobei hinzuzufügen ist, dass ein konsequentes Durchziehen deiner Abgrenzungspolitik dazu führt, dass die Geschäftsjahre sehr wohl vergleichbar sind. Du machst ja immer das Gleiche.

Abgrenzungen sind empfehlenswert

Ich empfehle Dir, Aufwände und Erträge sauber abzugrenzen und entsprechend auf die Geschäftsjahre aufzuteilen, für welche sie auch eine Leistung abgeben. Nehmen wir beispielsweise die Rechnung für deinen Webseiten-Dienstleister. Sie beträgt pro Jahr 300 Franken und wird im September für die nächsten 12 Monate gestellt. Eigentlich ist es doch so, dass von diesen 300 Franken, 100 Franken (300 / 12 * 4) auf das laufende Jahr und der Rest auf das Folgejahr entfallen.

Ähnlich verhält es sich für einen Projektauftrag, für den Du bereits Rechnung gestellt hast, weil er im Oktober begonnen hat, aber erst im Februar abgeschlossen wird. Es wäre eine Überlegung wert, den Rechnungsbetrag – nehmen wir 1’000 Franken an – auf die Geschäftsjahre zu verteilen. In diesem Beispiel könnten beispielsweise 600 Franken im laufenden Geschäftsjahr und 400 Franken im neuen Geschäftsjahr verbucht werden. So würde auch Deine Leistung (Lohn, Strom etc.) – die bereits erbrachte und die noch zu erbringende – korrekt mit dem entsprechenden Ertragsanteil gedeckt.

Definiere eine Politik

Es ist wenig sinnvoll, wenn Du jeden noch so kleinen Aufwand oder Ertrag abgrenzt. Setz Dir deshalb Regeln. Zum Beispiel in Abhängigkeit von der absoluten Betragshöhe (grenze alle Rechnungen ab, beispielsweise 500 Franken und mehr betragen). Und dann setze Deinen Entscheid konsequent für die nächsten paar Jahre um und verändere Deine Politik nicht von Jahr zu Jahr (Vergleichbarkeit).

So gehst Du vor

Du hast zwei Möglichkeiten, wobei ich Nummer 1 die Bessere finde.

  1. Du beachtest bei jeder Rechnung, welchen Zeitraum sie betrifft und grenzt direkt und fortlaufend ab.
  2. Du sammelst alle Rechnung die einen Zeitraum über das Jahresende hinaus berühren und grenzt dann alles miteinander im Zuge der Jahresabschlussarbeiten ab.

Wie gesagt: Die erste Variante ist die Sauberere und aus meiner Sicht auch die Effizientere. In beiden Fällen ist der Buchungssatz der gleiche:

  • Aufwandsrechnungen: Aktive Rechnungsabgrenzung oder transitorische Aktiven an Aufwand
  • Ertragsabgrenzungen: Ertrag an passive Rechnungsabgrenzung oder transitorische Passiven

Sobald das neue Geschäftsjahr beginnt, musst Du natürlich auch die Abgrenzung wieder zurückbuchen. Die oben gemachten Buchungssätze werden dazu einfach umgedreht. Nämlich folgendermassen:

  • Aufwandsrechnungen: Aufwand an Aktive Rechnungsabgrenzung oder transitorische Aktiven
  • Ertragsabgrenzungen: passive Rechnungsabgrenzung oder transitorische Passiven an Ertrag

Mögliche Abgrenzungen

  • Aufwandsrechnungen, die Du bereits erhalten die aber das neue Jahr voll oder teilweise betreffen
  • Aufwandsrechnung, die du noch nicht erhalten hast, von den du aber weisst, dass sie noch kommen werden
  • Kundenrechnungen, die du bereits gestellt hast, die aber ganz oder teilweise das neue Geschäftsjahr betreffen
  • Kundenrechnungen, die du noch nicht gestellt hat und die du erst im neuen Geschäftsjahr stellen wirst, obwohl du Leistungen davon bereits im alten Geschäftsjahr erbracht hast

Wie digitale Workflows die Arbeitsprozesse in der Verwaltung des BSC Young Boys Bern enorm beschleunigen

Digitalisierung der Administration – insbesondere der Buchhaltung – ist eines der aktuellen Mega-Themen. Verstärkt wird es zusätzlich durch die herrschende Corona-Krise und der damit verbundenen dezentralen Arbeitsorganisation – Stichwort Homeoffice. Wie ein solches Digitalisierungsprojekt erfolgreich in die Tat umgesetzt wird, zeige ich beispielhaft am Digitalisierungsprojekt BSC Young Boys Bern.

Wie verbuche ich einen Gutschein richtig?

Die Verbuchung eines Gutscheins in der Buchhaltung ist kein Hexenwerk sondern relativ simpel. Erfasst Du es sauber, hast Du auch laufend einen Überblick über Deine offenen Verpflichtungen aus dieser Dienstleistung.

Achtung: Unterscheide zwischen Wert- und Leistungsgutschein?

In einem meiner Blog-Beiträge gehe ich auf die Unterscheidung ein. Lese hier mehr dazu.

Verbuchung Wertgutschein

Die Ausgabe und Einlösung eines Wertgutscheins musst Du in Deiner Buchhaltung folgendermassen abbilden:

VorgangSollHabenBetragMWST
Verkauf eines GutschiensKasseVerpflichtungen aus verkauften Gutscheinen100nein
Einlösung eines GutscheinsVerpflichtungen aus verkauften GutscheinenVerkaufserlös100ja

Das Konto „Verpflichtungen aus verkauften Gutscheinen“ ist ein Passivkonto – also eine Verpflichtung Deines Unternehmens gegenüber Deinen Kunden. Es steht auf der Passivseite Deiner Bilanz und stellt Fremdkapital dar.

Verbuchung Leistungsguschein

Die Ausgabe und Einlösung eines Leistungsgutscheins musst Du in Deiner Buchhaltung folgendermassen abbilden:

VorgangSollHabenBetragMWST
Verkauf eines GutschiensKasseVerkauselös100ja
Abgrenzung der LeistungVerkaufserlösVorausbezahlte Leistungen93nein
Einlösung eines LeistungsgutscheinsVorausbzahlte LeistungenVerkaufserlös93nein

Die Buchungen zur Abgrenzung und zur Einlösung sind v.a. dann notwendig, wenn der Leistunggutschein im Geschäftsjahr in dem er verkauft wurde noch nicht eingelöst wurde. Ich empfehle Dir aber – wenn Du schon Leistungsgutscheine verkaufst – grundsätzlich diesen Buchungsweg zu nehmen. Nur so hast Du einen Überblick über die offenen Verpflichtungen. Das Konto „Vorausbezahlte Leistungen“ ist ein Passivkonto und stellt Fremdkapital dar.

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Liquidität – das unterschätzte Thema

Liquidität ist die Luft zum atmen. Ohne sie hast Du rasch Probleme Deine Unternehemsträume zu verwirklichen. Deshalb gib darauf acht und befolge folgende Tips!

Baue eine Finanzplanung auf

Auch als Kleinstunternehmen ist eine fundierte Finanzplanung meines Erachtens unerlässlich. Daraus kannst Du ablesen wie sich deine Liquidität entwickeln wird, wann Du ausreichend oder zuwendig Geld hast. Planst Du Investitionen, ist es geradezu fahrlässig ohne Finanzplanung zu agieren.

Eine Finanzplanung ohne laufenden Soll-/Ist-Vergleich ist wertlos. Deshalb vergleiche Deine Finanzplanung laufend mit Deiner Buchhaltung – also den effektiven Zahlen. Bau Dir ein sogenanntes Controllingtool auf und nimm Dir die Zeit um zu analysieren. Passe Deine Finanzplanung dann laufend an damit Du eine möglichst verlässlichen Ausblick erhältst.

Je mehr Du Dich mit Deiner Finanzplanung und dem Soll-/Ist-Vergleich beschäftigst, desto exakter werden Deine Voraussagen, Planungen und Entscheide.

Organisiere Deine Buchhaltung

Ich weiss, Buchhaltung kann langweilig erscheinen, aber Sie ist für Dich als Unternehmer oder Unternehmerin extrem wichtig. In Bezug auf die Liquidität ist es zwei Aspekte die Du dringend beachten musst:

  1. Halte Deine Kundenrechnungen unter Kontrolle und treibe das Geld ein
  2. Halte Deine Lieferantenrechnungen unter Kontrolle und mach Rücklagen

Du arbeitest hart, bringst super Dienstleistungen und verkaufst vorzügliche Produkte – alles wunderbar. Wenn Du aber Deine offenen Kundenrechnungen (Debitoren) nicht unter Kontrolle hältst, ist es schnell vorbei mit der Herrlichkeit. Mach leg Dir deshalb einen Debitorenmanagementprozess zurecht an den Du Dich konsequent hältst und setze die Zahlungsfristen durch.

Genauso wichtig sind Deine offenen Lieferantenrechnungen. Behalte diese immer im Auge und vergiss nicht, dass Du irgendwann Steuern und Sozialversicherungen bezahlen musst – mach also neben den laufenden Zahlungen auch Rücklagen für bevorstehende Rechnungen.

Fehlender Gewinn führt irgendwann zu Liquiditäsmangel

Wie gesagt: Liqudität ist die Luft zum atmen und sie ist kurzfristig höher zu gewichten als Gewinn. Aber wirklich nur kurzfristig. Denn – ja Du erkennst das richtig – Liquidität stammt im Endeffekt aus nicht verwendeten Gewinnen.

Wenn Du keinen Gewinn machst, ist es wichtig, dass Du weisst, weshalb das so ist und zu versuchen die Ursache so rasch wie möglich zu beheben. Dazu stehen Dir ein Blumenstrauss an Massnahmen offen: Preise rauf, Marketing verbessern, Kosten senken und so weiter.

Werfe einen Blick auf Deine Zahlungsbedingungen

Deine Kundenrechnungen und die Lieferantenrechnungen haben definierte Zahlungsfristen. Wenn diese beiden Bedingungen nicht übereinstimmen – sprich die Lieferantenzahlungsfrist tiefer ist als die Kundenzahlungsfrist, kannst du ein Problem bekommen.

Am besten wäre es, die Kundenzahlungsfrist so tief wie möglich zu halten, damit Du die Lieferantenzahlungsfristen in jedem Fall einhalten kannst. Es gibt auch noch andere Lösungen, die aber in jedem Fall etwas kosten:

  • Factoring – Ein Finanzanzinstitut kauft die quasi Deine Kundenrechnungen gegen einen Abschlag ab und stellt Dir sofort Liquidität zur Verfügung.
  • Kontokorrentkredit bei der Bank – Deine Bank gewährt Dir eine Kreditlinie, bis zu der Du Dein Geschäftskonto auch mal überziehen kannst. Zinsen zahlst Du, wenn Du im Minus bist.
  • Skonto für Deine Kunden – Du kannst Deinen Kunden auch einen Anreiz dazu setzen, Rechnung frühzeitig zu bezahlen, indem Du ihnen zwei bis drei Prozent Skonto gewährst.

Wie gesagt, all das kostet Geld. Deshalb besser: Sorge für kongruente Zahlungsbedingungen und halte Deine Kundenrechnungen unter Kontrolle.

Wenn Ihre Kunden beispielsweise 30 Tage Zeit haben, um Sie zu bezahlen, Ihre Lieferanten aber innerhalb von 14 Tagen bezahlt werden wollen, kann sich ein Cashflow-Problem aufbauen.

Zu rasches Wachstum

Paradox ist, dass zu schnelles Wachstum zu Liquiditätsproblemen führen kann. Weil bei grossen Wachstumschritten oft Investitionen notwendig in Personal, Technik und so weiter, kann es Probleme geben weil das Geld noch nicht da ist das aus dem Wachstum generiert werden soll, die Kosten aber laufen bereits. Da sind wir wieder bei der Finanzplanung die Dir hilft die richtigen Entscheide zum richtigen Zeitpunkt zu fällen.

Fazit

Leg Dir einen Finanzplan zurecht und erachte diesen als Führungsinstrument, das Du regelmässig mit der Ist-Situation vergleichst und adjustierst. Organisiere Deine Buchhaltung so, dass Du unter anderem Deine Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen unter Kontrolle. Sei in Bezug auf die Zahlungsfrist Deiner Kunden nicht grosszügig sondern achte darauf, dass diese mit den Zahlungskonditionen Deiner Lieferanten übereinstimmen.

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Ist der Verkauf eines Gutscheins mehrwertsteuerpflichtig?

Von Inhabern von Ladengeschäften werde ich oft gefragt, ob der Verkauf von Gutscheinen mehrwertsteuerpflichtig sei.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Leistungs- und Wertgutschein

  • Es gibt zwei Arten von Gutscheinen: den Leistungsgutschein und den Wertgutschein.
  • Beim Leistungsgutschein wird ein Gutschein ausgegeben, mit dem eine ganz bestimmte Leistung bezogen werden kann. Zum Beispiel: Gutschein für den Anfänger-Kajakkurs am 26. Juni 2020. Die Leistung ist also definiert und wird mit Ausgabe des Gutscheins verkauft.
  • Beim Wertgutschein wird ein Zahlungsmittel im Wert von beispielsweise 100 Franken ausgegeben. Damit kann dann später irgendeine Leistung bezogen werden.

Leistungsgutscheine sind mehrwertsteuerpflichtig

Mit der Ausgabe eines Leistungsgutscheins wird eine ganz konkrete Leistung verkauft – ein Mehrwert geschaffen. Solche Gutscheine sind zum Zeitpunkt ihrer Ausgabe mehrwertsteuerpflichtig.

Wertgutschein sind nicht mehrwertsteuerpflichtig

Ein Wertgutschein wird im Mehrwertsteuerrecht als Zahlungsmittel angesehen. Du hast noch keine Gegenleistung – eben keinen Mehrwert – erbracht. Daher fällt mit dem Verkauf des Gutscheins auch noch keine Mehrwertsteuer an.

Mehrwertsteuer auf der erbrachten Leistung

Sobald aber die Person, die den Wertgutschein geschenkt bekommen hat, bei Dir im Laden beispielsweise ein paar Turnschuhe mit eben diesem Wertgutschein bezahlt, wird die Leistung – also das paar Turnschuhe – mehrwertsteuerpflichtig. Auf der Mehrwertsteuerdeklaration wird also der Verkauf der Turnschuhe und nicht der Verkauf des Gutscheins abgerechnet.

Verkaufe nur Wertgutscheine

Ich empfehle Dir, auf den Verkauf von Leistungsgutscheinen zu verzichten und ausschliesslich Wertgutscheine anzubieten. Damit hast Du Sicherheit, dass Du gegenüber der Mehrwertsteuer alles korrekt abwickelst. Möchtest Du trotzdem eine ganz konkrete Leistung im Gutschein definieren, kannst Du ihn mit einem Zusatzvermerk versehen, der den Leistungsgutschein aus Mehrwertsteuersicht zu einem Wertgutschein macht. Ein solcher Vermerk könnte lauten: „Dieser Gutschein kann auch für eine andere Leistung verwendet werden“.

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